Anleitungen
DSGVO-Checkliste für Recruiting 2026 - Schritt für Schritt sauber
Eine ehrliche Pflicht-Checkliste für deutsche HR-Teams. Keine Lawyer-Sprache, kein 'könnte unter Umständen', sondern: das musst du tun, das nicht.
Auf einen Blick
Aufbewahrungsfrist setzen
Default 6 Monate ab Absage. Pro Talent kannst du verlängern mit Einwilligung. Anonymisierung am Ende der Frist ist automatisch.
DSGVO-Hinweis im Bewerbungsformular
Klartext: 'Deine Daten werden für die Bewerbung gespeichert, nach 6 Monaten anonymisiert. KI-Vorsortierung wird genutzt; ein Mensch entscheidet immer.' Keine 14 Seiten, ein Absatz reicht.
Datenminimierungs-Pass
Schaue auf dein Bewerbungsformular. Brauchst du wirklich Geburtsdatum? Foto? Familienstand? Wenn nein, raus. Bei jedem Feld, das du fragst, musst du erklären können, warum.
Auskunftsrecht-Prozess
Wenn jemand fragt 'welche Daten habt ihr von mir?', muss das in 30 Tagen beantwortet sein. Ein-Klick-Export auf der Talent-Detailseite reicht.
Audit-Log aktivieren
Bei KI BMS standardmäßig an. Wer hat wann was geändert - ist die einzige Antwort auf 'wer hat das entschieden?', die unter dem AGG zählt.
Rejection-Vorlage mit konkretem Grund
Eine konkrete, sachliche Absage ist juristisch sicherer als eine schwammige. Vorlage: 'Wir suchen für diese Stelle 3+ Jahre Backend-Erfahrung mit Python; dein Schwerpunkt liegt auf Frontend.' Konkret > nett.
Was die DSGVO im Recruiting wirklich verlangt
Vier Kerne. Eins - rechtmäßige Grundlage für die Datenverarbeitung (in der Regel: Einwilligung oder Vertragsanbahnung). Zwei - Zweckbindung: Bewerbungs-Daten nur für Bewerbungs-Zwecke. Drei - Datenminimierung: nicht mehr fragen als nötig. Vier - Aufbewahrungs-Begrenzung: Daten nicht länger speichern als nötig.
Plus zwei prozedurale Pflichten: Information vor der Datenerhebung und Auskunft auf Anfrage. Der Rest sind Spezialfälle (besondere Kategorien wie Gesundheit, Drittland-Transfer, etc.).
Was du in den ersten 30 Minuten tun solltest
Sechs Schritte. Jeder dauert <5 Minuten in einem modernen ATS. In KI BMS sind die meisten Defaults schon richtig - du musst nur einmal hinsehen.
Häufige Fragen
Häufig gefragt
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