Von der Excel-Tabelle zu KI BMS - in 30 Minuten produktiv

Drei Fragen. Eins - der Stichtag. Wähle einen Tag, ab dem alle neuen Bewerbungen in KI BMS landen, alles davor in der Sheet bleibt. Idealerweise Monatsanfang. Zwei - migrierst du nur den Talent-Pool oder auch die aktiven Bewerbungen? Faustregel: aktive Bewerbungen mit laufenden Interviews bleiben in Sheets bis zum Abschluss; abgeschlossene Bewerbungen + Talent-Pool können sofort migriert werden. Drei - was tust du mit den Sheets-Daten nach Migration? Behaltet sie 6 Monate read-only als Backup, dann archivieren oder DSGVO-konform löschen.

Standard-Sheets-Spalten und ihre KI-BMS-Felder: 'Vorname' -> data.first_name; 'Nachname' -> data.last_name; 'E-Mail' -> data.email; 'Telefon' -> data.phone; 'Stadt' -> data.city; 'LinkedIn' -> data.linkedin; 'Status' -> data.pool_status (active / talent_pool / blocked / withdrawn); 'Quelle' -> data.source_id (musst du nach dem Import auf eine Source-Row mappen); 'Notiz' -> als application_note dranhängen; 'CV-URL' -> data.cv_url.

Was nicht automatisch geht: PDF-Anhänge (CV-Files in Sheets als Drive-Link gespeichert müssen manuell hochgeladen werden), Mail-Verläufe (bleiben in eurem Mailclient), interne Diskussions-Threads (kommen als Application-Note nach dem Import).

Eins - Datum-Format. Sheets speichert Datum in deutschem Format (TT.MM.JJJJ), KI BMS erwartet ISO (JJJJ-MM-TT). Wenn du Datum-Spalten importierst, lass sie im CSV als Text und konvertiere im Mapping-Schritt. Zwei - Encoding. Sheets-CSV-Export kann UTF-8 oder Windows-1252 sein, je nach Setup. KI BMS erwartet UTF-8; bei Encoding-Problemen exportier nochmal mit dem 'Speichern als > UTF-8 CSV'-Trick aus LibreOffice oder Excel. Drei - leere Pflichtfelder. KI BMS hat field_schemas mit Pflicht-Validation; wenn 30 Bewerbungen keinen Vornamen haben, kommt ein Validation-Fehler. Lösung: in Sheets vor dem Export prüfen + auffüllen.